XML este un format de fisier asemanator cu Microsoft Word sau un fisier Adobe Acrobat, o foaie de calcul tabelar sau o pagina online HTML. Oricum are proprietati diferite de acestea si anume:
• standardul XML nu este controlat de o singura organizatie; este un ‘open’ standard la care oricine poate contribui sau folosi;
• din punct de vedere ethnic, fisierle XML nu sunt salvate ca date ‘binare’ ci mai degraba ca plain text. Asta inseamna ca sunt indepente de platforma si pot fi citite de oameni

• fisierele XML nu au o structura specifica, insa folosesc un set de reguli de baza ( dar stricte) . Astfel se pot reprezenta prin fisiere XML multe tipuri de date si informatii de la documente pana la fisiere cu imagini si tranzactii financiare.
• Regulile XML pot fi folosite sa restrictioneze structura tipurilor de date – deci pot fi create noi standarde. Structura este de tipul self- descriptive si fiecarei date ii este asociat un ‘tag’ pentru a o descrie intr-un fel. Acest lucru permite ca fisierele sa poate fi validate de un calculator , dar chiar si de oameni pana la un anumit nivel.
Ce e important e ca, definind reguli stricte dar neimpunand restrictii asupra structurii, se pot dezvolta formate ‘standard XML’ (numite Schemas) care sa reprezinte un tip particular de date. Exista “Standard XML schemas” pentru multe tipuri de informatii de la tranzactii de vanzari in business pana la formatarea stirilor.
Desi XML este un standard (adica exista reguli pentru a creea aceste fisiere) totusi pot aparea probleme, intrucat se pot crea structuri atat de diferite si totusi similare folosind descrieri cu XML schema. Acest lucru a reprezentat la inceput o mare problema, dar acum organizatiile incep sa colaboreze (multe prin intermediul W3C) pentru a dezvolta si promova un singur standard XML pentru fiecare domeniu cu probleme.